Complexe case Schiphol voor deelnemers dertiende WCM Summer School

De aankomende grootschalige renovatie van de C-pier van Luchthaven Schiphol stond centraal tijdens WCM Summer School 2024. Deelnemers afkomstig van asset owners en technische dienstverleners, plus enkele studenten, zochten in teamverband naar het beste antwoord op de vragen van Royal Schiphol Group. “Het niveau van de verschillende oplossingen was best hoog”, zegt Christiaan Sijmonds van Schiphol na afloop.

De studieweek op de kazerne in Stroe sluit zoals gewoonlijk af met de eindpresentatie van de deelnemende teams. Dit jaar zijn dat er zeven, met totaal 39 deelnemers. Die zijn afkomstig van ADSE, Amstelland Engineers, Eneco, Fokker Services, Gasunie, Heineken, Heijmans, I-care Reliability, Marel Poultry, NLR, NS, Rijkswaterstaat, Shell, SPIE, Stork, Verebus en Worley. Er zijn ook deelnemers afkomstig van Defensie, de Technische Hochschule Rosenheim en de universiteiten van Twente en Lille. De teams presenteren vandaag, 2 augustus, hun voorstel aan de jury en aan het publiek.

Samenwerkingsverband

Jan Braaksma, directeur van de WCM Summer School, opent de bijeenkomst met uitleg over de WCM Summer School. De zomerse studieweek over smart maintenance vindt voor de dertiende keer plaats. De week is bedoeld voor young professionals met maximaal tien jaar werkervaring, aangevuld met hbo- en wo-studenten die in het laatste deel van hun studie zitten. De deelnemers volgen theorielessen en workshops, verzorgd door de universiteiten. Defensie verzorgt een speciale leiderschapstraining tijdens de week. De WCM Summer School is een samenwerkingsverband van zeven Nederlandse universiteiten, het ministerie van Defensie en World Class Maintenance (WCM) en is toegankelijk voor leden en niet-leden van WCM.

Maintenance in control

Kolonel Kirsten Zuidam heet de aanwezigen welkom namens gastheer Defensie. Met een achtergrond als mechanical engineer geeft ze aan zeer geïnteresseerd te zijn in de resultaten van de teams. WCM-directeur Henk Akkermans gaat daarna kort in op het belang van maintenance voor de samenleving en de rol die zijn organisatie daarin probeert te vervullen, onder meer met open innovatieprojecten in de verschillende WCM Fieldlabs. Maintenance moet meer in control, zegt hij, daarmee refererend aan het thema van de WCM-jaarbijeenkomst in Maarssen op 2 oktober.

Openheid

Aan het begin van iedere WCM Summer School informeert de case owner de deelnemers over de specifieke omstandigheden ervan en licht hij de vraagstelling toe. Bijzonder aan de case van dit jaar is dat een van de contractors op Schiphol, Heijmans, de case ook toelichtte vertelt Jeroen Endhoven van Heijmans voorafgaand aan de slotbijeenkomst. Endhoven: “Ik heb geholpen bij het voorbereiden van de case en informeerde de deelnemers vanuit het perspectief van de aannemer. Wij kennen de context goed en ik heb geprobeerd iedereen zo goed mogelijk te helpen door de verbinding te leggen tussen de theorie en de praktijk.” Braaksma: “Die openheid in de onderlinge discussies is een van de mooie dingen van de Summer School.”

‘De pier moet operationeel blijven, dus je hebt Operations nodig. Hoe krijg je die mee?’

Complexe opgave

Op het podium geeft technical operations manager Asset Management Ron Wever van Schiphol de toehoorders in de zaal uitleg over de case en benadrukt hij nog eens de complexiteit ervan. Royal Schiphol Group ondergaat momenteel een organisatorische verandering op asset management gebied. Drie zelfstandige afdelingen, namelijk Asset management, Portfolio management en Projecten zijn samengebracht onder de paraplu van Schiphol Infrastructure. Een van de vragen die Schiphol deze week beantwoord wil zien, is: hoe laat je die verschillende afdelingen, idealiter vanuit een life cycle perspectief, samenwerken om de doelstellingen van Schiphol te bewaken en te faciliteren? Daarnaast is het belangrijk om de C-pier te upgraden naar de nieuwste industrienormen op het gebied van duurzaamheid en energie-efficiëntie. Daarbij geldt dat het asset management op Schiphol vanuit de basis al een complexe opgave is. Het gaat om een enorme hoeveelheid assets en de luchthaven heeft daarbij te maken met uiteenlopende (inter)nationale regelgeving en een flink aantal stakeholders, ieder met hun eigen belang. Bij het bedenken van een oplossing moesten de teams ook rekening houden met de visie van Schiphol: nieuwe initiatieven moeten een duidelijke businesscase hebben en voldoen aan de eisen op het gebied van de vier pijlers uit de visie van Schiphol: Quality of Service, Work, Life en Network, waarbij safety altijd voorop staat.

Teampresentaties

De jury, bestaande uit WCM-directeur Akkermans en de Schiphol asset managers Wever, Marco van der Ham en Christiaan Sijmonds, neemt plaats op het podium en het eerste team, team Holy Cow, mag zijn oplossing presenteren. Omdat ‘alles met elkaar te maken heeft’ stelt het team voor om een multi criteria decision making-matrix te ontwikkelen. In de voorgestelde matrix komen alle aspecten die een rol spelen bij het asset management op Schiphol aan de orde en worden zij vervolgens gewogen. De voorgestelde aanpak moet helpen om tot een robuuste asset management aanpak te komen. Team Aero Asset Pioneers gooit het over een andere boeg en wil het korte en lange termijn onderhoud organisatorisch splitsen. Datagedreven voorspellend onderhoud is onderdeel van hun voorstel en helpt volgens het team om de vier Quality-pijlers van Schiphol verder te verbeteren.

Objectteams instellen

Team drie noemt zich Asset Management with a Smile en denkt dat de oplossing ligt in het instellen van zogenoemde multidisciplinaire Object teams. Hiermee verandert Schiphol van een hiërarchische in een matrixorganisatie, met doelen die zijn afgestemd op de vier pijlers. Elk team krijgt een object manager die rechtstreeks rapporteert aan de systeem manager. Dat houdt het beheersbaar in de grote en complexe organisatie, denkt het team. Cut the Knot is de naam van team vier. De teamleden constateren dat de lange termijn strategische planning een probleem is op Schiphol. Dat kan beter, door heldere doelen en subdoelen te stellen, datagestuurd onderhoud te verbeteren, en meer aandacht te schenken aan kennismanagement en responsability management. Goede communicatie is daarbij cruciaal en de onderaannemers betrekken is noodzakelijk.

Cultuurverandering

Team vijf, Phoenix, vindt dat de focus op Schiphol te veel op de operatie ligt. Het team stelt een aanpak in drie fases voor: short, mid en long term. Begin met het bewerkstelligen van een cultuurverandering, want dat proces heeft de meeste tijd nodig. Rollenspellen kunnen daarin een belangrijke rol spelen. Middellang moet de focus op kwaliteit in plaats van kwantiteit en dan volgt ‘vanzelf’ een world class airport waarin alle stakeholders in een matrix-vormgegeven organisatie samenwerken. Team zes, Emergency Room constateert dat Schiphol een commercieel gedreven organisatie is. Dat moet veranderen in een asset gedreven organisatie, vindt het team. Turn Around Schiphol, zo heet team zeven. Dit team wil ook dat Schiphol zich omvormt naar een asset management gedreven organisatie. Samen prioriteren van projecten en werkzaamheden in plaats van het laatste woord geven aan Operations.

Stemmen

Na de laatste presentatie volgt een pauze waarin de vakjury overlegt. Het publiek kan tegelijkertijd online stemmen en bepalen wie de publiekswinnaar is. Na de break blijkt dat het publiek team Asset management with a Smile aanwijst als winnaar. De jury beoordeelde ieder team op een aantal aspecten, waaronder de mate waarin de vier strategische pijlers werden meegenomen, het innovatieve gehalte van de oplossing en de aandacht voor sustainability, legt Ron Wever van Schiphol uit. Zijn collega Marco van der Ham voegt toe dat ieder team aspecten naar voren brengt die Schiphol al in meer of mindere mate gebruikt. De teams Holy Cow en ER eindigen vervolgens als derde. Nummer twee is Asset management with a Smile en de winnaar is team Phoenix. Wever: “Het voorstel bevat innovatieve ideeën en de focus op de culturele verandering is belangrijk. Daarmee zijn we overigens al bezig.”

Hoog niveau

Tijdens de borrel na afloop blikt Christian Sijmonds van Schiphol terug op een leuke en leerzame week. “Het was leuk om hierbij betrokken te zijn en al die mensen te leren kennen en van hen te leren. Ik heb ook nog enkele interessante colleges bijgewoond. Deels was dat het opfrissen van bestaande kennis en deels was dat voor mij nieuw, zoals het college van Tiedo Tinga van NLDA over faalmechanismen.” Over het niveau van de verschillende oplossingen zegt Sijmonds: “Die was best hoog. Ik vind het heel knap dat de teams in zo’n korte tijd tot de kern konden komen en met out of the box-ideeën konden komen. We gaan er zeker elementen van meenemen in ons eerstvolgende overleg.”

Essentie eruit halen

“De essentie uit de case halen was lastig”, zegt Roeland Brouwer (SPIE) van winnend team Phoenix. “Na de eerste dag met alle uitleg gingen we met een vol hoofd naar bed. De pier moet operationeel blijven, dus je hebt Operations nodig. Hoe krijg je die mee, dat stond centraal in het bedenken van onze oplossing.” Phoenix teamlid Mark van Mil (Marel Poultry): “Deze week was een mooi opstapje voor mijn nieuwe functie als Maintenance Concept Engineer bij Marel. Ik heb zeker nieuwe dingen geleerd, bijvoorbeeld over faalanalyse, en ook hoe ik die moet toepassen.” Mede-teamlid Ian Smit (i-care); “Het was zeer leerzaam en gaat zeer goed van pas komen in mijn werk.”

Deelnemer Endhoven van Heijmans is tevreden over de week en de dingen die hij opstak. “Ik heb onder andere meer inzicht gekregen in de theoretische kant van data-analyse en hoe je vervolgens tot besluitvorming komt. En uit gesprekken met de andere deelnemers blijkt wel dat we in alle sectoren te maken hebben met dezelfde soorten uitdagingen, zoals digitalisering en personeelstekorten.” Deelnemer Midas van Noort (Shell) had een ‘top week’: “Het was van hoog niveau en we zijn niets tekortgekomen. In mijn werk ben ik vooral uitvoerend bezig en hier heb ik wel geleerd wat asset management echt inhoudt.”

Kijk voor meer informatie op de website van de WCM Summer School.